人材派遣会社に採用管理システムは必要？選び方と注意点を紹介
人材派遣会社では、多くの人とやりとりするので大変ですよね。
求人が増えると応募者の管理が煩雑になり、業務に支障がでます。
できることなら、もっと楽に人材管理がしたいですよね。
実は、人材派遣会社にも採用管理システム（ATS）は必要です。
採用管理システムを導入することで、候補者を一元管理することができるからです。
そこで今回は人材派遣会社向けに、「採用管理システムの選び方と注意点」をご紹介します。
派遣スタッフの採用でお困りな方は、ぜひ参考にしてください。
人材派遣会社にも採用管理システムが必要
人材派遣会社にとって、採用管理システムは業務効率化と競争力強化のために不可欠です。
採用管理システムの導入により、候補者のデータを一元管理できるため、手作業によるミスを大幅に減らすことができます。
さらに、採用プロセスの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、迅速な対応が可能となります。
これにより、優秀な人材を見逃すリスクを軽減し、自社の競争力を向上させることができるでしょう。
たとえば、ある人材派遣会社では、採用管理システムを導入する前は応募内容をエクセルで管理していましたが、情報の更新や共有に時間がかかり、トラブルが頻発していました。
しかし、採用管理システム導入後は候補者のデータが一元化され、情報の更新や共有がスムーズに行えるようになりました。
採用プロセスが効率化され、派遣スタッフの増加と適切な派遣先へのマッチングが改善されたそうです。
このように、採用管理システムは人材管理において不可欠なツールであり、人材派遣会社の強力な武器となるでしょう。
人材派遣会社が採用管理システムを導入するメリット
現代のビジネス環境では、優秀な人材の確保が企業の成功に直結しています。
特に人材派遣会社にとって、効率的な採用プロセスの構築は不可欠です。
そこで、人材派遣会社が採用管理システムを導入するメリットについてご紹介します。
候補者を一元管理できる
採用管理システムを導入することで、候補者を効率的に管理できるようになります。
紙ベースやエクセルでの管理に比べ、格段に情報が整理しやすくなるからです。
候補者のスキル、経歴、希望条件などを瞬時に検索・閲覧できるため、手間がかかりません。
派遣業務の効率が大幅に向上し、より良い人材を採用することができるでしょう。
選考プロセスの透明化
採用管理システムを使用すると、選考プロセスを明確に可視化できます。
担当者間で情報共有がスムーズになり、進捗状況を正確に把握できるようになるからです。
具体的には、面接の予定や結果、評価コメントなどがリアルタイムで更新され、関係者全員が同じ情報を共有できます。
選考プロセスの透明化はミスマッチを減らし、より公平で効率的な採用を実現するでしょう。
データ分析と活用
採用管理システムを導入すると、これまでのデータを活用することができます。
採用活動の傾向や効果を数値化し、分析する機能が備わっているからです。
たとえば、どの求人が人気で、どんな人が応募しているのか分析するとします。
性別や年代に偏りがあれば募集内容を改善できるし、期待通りならそのまま続けても問題ありません。
採用活動にデータを活用することで、これまでの経験を活かすことができるでしょう。
顧客満足度の向上
採用管理システムの導入は、派遣先企業（顧客）の満足度向上にも繋がります。
迅速な候補者の選定や、詳細な情報提供が可能になるためです。
仮に派遣先企業から急に人材を求められても、データを提示することができます。
人材がいなければすぐ募集を出せるため、顧客の期待を裏切りません。
結果として顧客との信頼関係が強化され、長期的な取引に繋がるでしょう。
競争力の強化と成長
人材派遣会社が採用管理システムを導入すると、競争力を強化することができます。
効率的な業務プロセスにより、多くの案件を扱えられるようになるからです。
たとえば、特定のスキルを持つ人向けに求人を出してもいいし、サイトを作り変えても構いません。
市場の動向を見ながら柔軟な対応が行えるため、自社の成長に繋がるでしょう。
人材派遣会社向け採用管理システムの選び方
人材派遣業界では、効率的な候補者管理と迅速なマッチングが成功の鍵となります。
そのためには採用管理システムの導入が必要であり、適切に使用することで業務が改善すると説明しました。
しかし、市場には多種多様なシステムが存在するため、どれを選べば良いかわかりません。
そこで、人材派遣会社が採用管理システムを選ぶ際に押さえるべきポイントをご紹介します。
これらの基準を参考にすることで、自社に最適な採用管理システムが見つかるでしょう。
求める機能がある
採用管理システムを選ぶ際、まず重要なのは、“必要な機能が揃っているか”どうかです。
自社のニーズに合致したシステムを選ぶことで、業務効率が大幅に向上するからです。
たとえば、専門職を派遣している会社なら、候補者のスキルは重要な要素になります。
スキルシートやポートフォリオの機能が備わっているシステムであれば、選考しやすくなるでしょう。
一方、候補者のスキルを重視するのにスキル機能がなかったり、知ることができないと使い物になりません。
採用管理システムを探すときは絶対に必要な機能をリストアップし、合致する製品を選ぶようにしてください。
システムが使いやすい
採用管理システムの使いやすさは、導入後の活用度に大きく影響します。
直感的で分かりやすいシステムを選ぶことで、社員の学習コストを抑え、スムーズな導入が可能になります。
具体的には、画面構成が見やすく、操作手順が簡単なシステムが理想的です。
特別な知識がなくても、画面を見ながら操作できれば手間はかかりません。
使いやすいシステムを選ぶことで、社員全員が積極的に活用し、会社全体の生産性向上に繋がるでしょう。
求人媒体と連携しやすい
人材派遣会社にとって、さまざまな求人媒体との連携は非常に重要です。
多くの求人サイトやSNSと連携できるシステムを選ぶことで、不要な作業が軽減されます。
たとえば、求人サイトで使用したデータをシステムに取り込める機能があれば、データ入力の手間が大幅に削減されます。
あらためて入力する必要はないし、担当者の時間も取られません。
このような連携機能を持つシステムを選ぶことで、より多くの求職者にリーチしつつ、効率的な採用活動が展開できるでしょう。
コストパフォーマンスが良い
採用管理システムの導入は、中小企業にとって大きな投資です。
ある程度の費用が必要になるため、コストと得られる効果のバランスを十分に検討する必要があります。
仮に人材のマッチング速度が上がることで成約率が10%向上するなら、投資も無駄にはなりません。
コストパフォーマンスの良いシステムを選ぶことで、長期的な経営改善に繋がるでしょう。
サポート体制が整っている
採用管理システムを効果的に活用するには、導入後のサポート体制も重要です。
サポート体制が整っていると、急なトラブルにも対応してもらえるからです。
システムエラーが発生してもすぐに対応してくれるのであれば、候補者に迷惑がかかりません。
わからないことがあったらすぐ教えてくれたり、オンラインマニュアルがあると自分で調べることもできます。
充実したサポート体制があることで、安心して採用活動が行えるようになるでしょう。
人材派遣会社が採用管理システムを導入する際の注意点
人材派遣業界において、採用管理システムの導入は業務効率化と競争力強化のための重要な施策です。
しかし、システム導入は単なるツールの置き換えではなく、業務プロセス全体に影響を与える大きな変革となります。
適切なシステムを選び、効果的に活用するためには、いくつかの重要な注意点があります。
これらを事前に理解し、対策を講じることで、スムーズな導入と長期的な成功に繋がるでしょう。
そこで、人材派遣会社が採用管理システムを導入する際の注意点をご紹介します。
価格だけで選ばない
採用管理システムを選ぶ際、価格のみで判断しないでください。
安価なシステムは魅力的ですが、長期的に見ると割高になる可能性があるからです。
たとえば、必要な機能が不足していたり、拡張性に乏しい場合、後から追加開発や新システムへの移行が必要になります。
結果的に多額の出費を強いられ、経営を圧迫してしまうかもしれません。
価格は重要な要素ですが、機能性、拡張性、セキュリティなど、総合的に評価することが大切です。
適切な投資は、将来の業務効率化や売上アップにつながる可能性があることを忘れず、慎重に選定しましょう。
使いこなせるか見極める
採用管理システムを導入する際は、自社で適切に活用できるか検討してください。
高機能なシステムでも、使いこなせなければ宝の持ち腐れになってしまうからです。
社員のITスキルレベルや、業務フローとの親和性を考慮し、実際に使用する人々の意見を聞くことが重要です。
たとえば、デモ版を使ってみたり、トライアル期間を設けたりして、実際の業務で使用してみることをおすすめします。
使いやすさと機能の両立を見極め、社員全員が積極的に活用できるシステムを選ぶことで、導入効果を最大化できるでしょう。
納品日や公開日の確認
採用管理システムの導入には、想像以上に時間がかかる場合があります。
システムの構築やデータ移行、カスタマイズなどに要する時間を考慮し、余裕を持ったスケジュールを立ててください。
たとえば、繁忙期を避けて導入するなど、業務への影響を最小限に抑える工夫も必要です。
計画的な導入により、スムーズな移行と早期の効果実現が可能となります。
提供元と綿密なコミュニケーションを行い、遅延リスクにも備えておきましょう。
サポート体制を知る
採用管理システムを導入した後のサポート体制は、長期的な運用成功の鍵となります。
システムの不具合や操作方法の疑問に素早く対応してくれるか、定期的なアップデートは行われるかなど、事前に確認しておくことが重要です。
たとえば、24時間対応のヘルプデスクがあるか、オンラインマニュアルは充実しているか、定期的なアップデートが実施されるかなどを確認してください。
また、カスタマイズの要望にどの程度対応してくれるかも重要なポイントです。
充実したサポート体制があることで、システムを最大限に活用でき、突発的な問題にも対処できるでしょう。
提供元の実績を調べる
採用管理システムの提供元の実績や評価を調べることは、信頼性の高いシステムを選ぶ上で重要です。
長年の実績がある採用管理システムであれば、失敗する確率を減らすことができます。
たとえば、他の人材派遣会社での導入実績や、業界内での評判を調査してみましょう。
SNSやブログを見て、提供元がどのような経緯でシステムを開発したのか？ノウハウが有るのかを判断するのも大切です。
信頼できる提供元を選ぶことで、安定したシステム運用と継続的な改善が期待でき、長期的な関係を築けるでしょう。
人材派遣会社が採用管理システムを導入する際のコツ
自社に合った採用管理システムを選択するには、単に機能や価格を比較するだけでは不十分です。
新しいシステムを導入したのに上手くいかず、想定した効果が出ない場合もあります。
採用管理システムの効果を十分発揮するためには、事前準備が欠かせません。
そこで、採用管理システムを導入する際のコツをご紹介します。
目的をハッキリさせる
採用管理システムを導入する前に、目的をハッキリさせてください。
ビジョンもなく、「なんとなく便利そう」という理由では失敗します。
・1求人の応募するを◯％増やす
・採用担当者の人数を減らす
・採用コストを◯％削減する
など、具体的に設定することが大切です。
目的がハッキリすることで、社員にも自社の方針を示せるでしょう。
従業員の意見を聞く
採用管理システムの導入する際、実際に使用する従業員の意見を取り入れてください。
現場のニーズを反映したシステムでなければ、効果的な活用は難しいためです。
たとえば、人事部門や営業部門など、異なる立場の従業員から意見を集めることで、多角的な視点を得られます。
現在の業務で感じている課題や、新システムに期待する機能などをヒアリングし、優先順位を決めることが大切です。
従業員の声を反映することで、使いやすく効果的なシステムの選定が可能になり、導入後の活用頻度も高まります。
結果として、全社的な業務効率化と従業員満足度の向上に繋がるでしょう。
複数の業者に相談する
採用管理システムの導入を検討する際は、複数の業者に相談することをおすすめします。
各業者の提案を比較することで、自社に最適なシステムを見極めやすくなるためです。
業者によって得意分野や提供するサービスが異なるため、幅広い選択肢の中から選ぶことができます。
3社以上の業者から話を聞けば、安易な見積もりに騙されることはありません。
また、各業者の提案内容や対応の丁寧さから、導入後のサポート対応も推測できます。
慎重に比較検討することで、最適な製品を見つけることができるでしょう。
無料トライアルを受ける
採用管理システムの契約をする前に、無料トライアルを受けるようにしてください。
事前にシステムの使い勝手を把握しておくことで、失敗するリスクが減ります。
たとえば、2週間から1ヶ月程度の試用期間があれば、実際に操作して試すことができます。
データ入力のしやすさ、管理画面の使い勝手、デザインなどを確認し、好みに合わなければ契約しなくても構いません。
無料期間を最大限に活用することで、導入後の混乱や思い違いを防げるでしょう。
導入期限を決める
採用管理システムを選定する際は、必ず導入期限を決めてください。
期限があいまいになっていると、いつまで経っても導入できなくなります。
1ヶ月なら1ヶ月、2ヶ月なら2ヶ月と、具体的な期限を決めて探すことが大切です。
導入までのスケジュール管理を徹底すれば、モチベーションを保ったまま移行できるでしょう。
採用管理システムと派遣管理システムの違い
採用管理システムと派遣管理システムは、ともに人材派遣会社の業務を支援するツールですが、それぞれ異なる目的と機能を持っています。
採用管理システムは簡単に言うと、新しい人材を見つけて採用するためのツールです。
求職者を探し、選考し、最終的に採用するまでの一連の流れをサポートします。
◎主な機能
・求人情報の作成と公開
・候補者情報の管理
・履歴書や職務経歴書の保管
・面接スケジュールの設定
・選考プロセスの進捗管理
・候補者とのコミュニケーション
たとえば、レストランの注文を思い出してみてください。
お客様（求職者）にメニュー（求人）を渡して注文（応募）を受け付け、料理（選考プロセス）の進行状況を管理すると考えれば、わかりやすいかもしれません。
一方、派遣管理システムは、すでに採用された派遣スタッフの勤務管理や契約管理を行うためのツールです。
派遣先企業とのマッチングから、勤怠管理、給与計算まで、派遣業務全般をカバーします。
◎主な機能
・派遣スタッフの情報管理
・派遣先企業の情報管理
・勤怠管理
・給与計算
・請求書作成
・契約管理
・スキルマッチング
レストランの例で例えると、厨房管理システムのようなものです。
料理人（派遣スタッフ）のシフト管理、食材（スキル）の管理、注文（派遣依頼）と料理（派遣業務）のマッチング、売上（請求）管理などを行います。
採用管理システムは「新しい人材を見つけて採用する」ためのツール、派遣管理システムは「採用した人材を効率的に管理・運用する」ためのツールと考えるとわかりやすいでしょう。
多くの人材派遣会社では、これら両方のシステムを使用するか、または両方の機能を兼ね備えた統合システムを導入しています。
もし、あなたの会社で初めてWebシステムを導入するのであれば、採用管理システムから導入してください。
採用管理システムに慣れてから、派遣管理システムを導入しても遅くはありません。
少しずつITを取り入れることで、無理なく社内のDX化ができるでしょう。
人材派遣会社におすすめの採用管理システム5選
各社さまざまな採用管理システムを提供していますが、人材派遣会社で使えるものとそうでないものがあります。
採用管理システムの多くは一企業で使うことを想定しているため、派遣先の情報が入力できない場合があるからです。
そこで、これまで人材派遣会社の担当者とやり取りした要望を踏まえて、人材派遣会社におすすめの採用管理システムをご紹介します。
HRMOS採用
「HRMOS採用」は、株式会社ビズリーチが提供するクラウド型採用管理システムです。
応募者管理、求人情報の効率的な管理、選考プロセスの効率化、分析・レポーティング機能を備えており、企業の採用活動を効果的に支援します。
各エージェントごとの紹介数や内容をレポート化して共有出来るため、採用の質が上がります。
日本国内の法規制に対応した機能が充実しており、中小企業から大企業まで利用できるでしょう。
リクナビHRTech 採用管理
「リクナビHRTech 採用管理」は、株式会社リクルートが提供するクラウド型の採用管理システムです。
応募から入社までの選考状況を一元管理し、中小企業の採用活動を支援します。
複数のエージェントが抱える候補者情報を自動登録したり、選考後の振り返りも行えるため、人材派遣目的でも問題ありません。
Excelのような操作感でシンプルな画面設計なため、ITスキルがない人でも使いこなせるでしょう。
ジョブカン採用管理
株式会社Donutsが運営している「ジョブカン採用管理」は、応募獲得から採用決定までの業務を一元管理するシステムです。
外部ツールとの連携に強く、ZoomやSlack、LINEなどと連携することができます。
不明点があればカスタマーサポートが対応してくれるため、ITの知識がなくても安心です。
無料プランもあり、リーズナブルな価格で拡張できるため、採用規模に合わせて無駄なく利用できるでしょう。
STAFF EXPRESS
株式会社エスアイシステムが提供している「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」は、人材派遣会社向けの採用管理システムです。
多くの採用管理システムは採用前の機能に注力していますが、STAFF EXPRESSは採用後の労働管理もカバーしています。
応募者の管理はもちろん、契約管理や請求管理なども行えるため、顧客とのやりとりにも便利です。
派遣に関する業務をすべてシステム化できる、オールインワンサービスだと言えるでしょう。
REACH-PLUS
Web制作チーム「Rd-II」が提供する「REACH-PLUS（リーチプラス）」は、採用に特化した高機能な採用管理システムです。
求人管理や応募管理、選考や面接など採用活動に必要な機能はもちろん、データ分析やメール配信など管理機能も充実しています。
特に集客に関する機能が豊富にあり、記事（ブログ）やイベント、FAQやフリーページなどから、人材を呼び込むこともできます。
デザインやレイアウトも自分で変更することができるため、他社と同じようなサイトにはなりません。
マイページやメッセージ送信機能もあるため、採用後のやりとりにも活用できるでしょう。
まとめ
本記事では、人材派遣会社にとって重要な採用管理システムについて、その導入メリット、選び方、注意点、そしてコツを詳しく解説しました。
採用管理システムは、業務効率化と競争力強化に大きく貢献するツールです。
採用管理システムを活用することで、候補者管理の一元化、選考プロセスの可視化、データ分析の促進など、多岐にわたる効果が期待できます。
システム選びの際は、機能性、操作性、他のシステムとの連携性、費用対効果、サポート体制を十分検討してください。
また、導入時には総合的な価値を見極め、自社での適合性を慎重に検討することが重要です。
さらに、納期や提供元の信頼性確認、従業員の意見聴取、複数業者との相談、無料トライアルの活用なども、成功への鍵となります。
採用から派遣までのプロセス最適化には、採用管理と派遣管理の両面からのアプローチが必要です。
採用管理システムの導入は単なる業務効率化ツールではなく、ビジネスを成長させる戦略的なツールだと言っても過言ではありません。
人材派遣業界での更なる飛躍を目指し、採用管理システム導入の検討を始めてみてはいかがでしょうか。
