採用工数を削減する仕組みとは？効果的な手法を徹底解説

採用業務は、思った以上に時間と手間がかかるものですよね。

応募者対応や面接調整に追われていると、本業に集中できないし、効率よく進められないとストレスになります。

なるべくなら、最小限の工数で優秀な人材を確保したいですよね。

実は、採用プロセスを見直すことで、業務負担を大幅に削減できます。

採用工数が適切に削減できれば、採用活動の質は落ちません。

そこで今回は、「採用工数を削減する効果的な手法」をご紹介します。

採用業務がスムーズになれば、負担を軽減しつつ、より良い人材の確保につなげられるでしょう。

採用業務に時間をかけられない理由

中小企業では日々の業務に追われ、採用活動に十分な時間を割くことが難しいケースがあります。

人員やリソースが限られる中で、効率的な採用手法を導入しなければ、採用活動そのものが負担になるのです。

なぜ採用業務に十分な時間を確保できないのか、具体的な理由を見ていきましょう。

担当者が少ない

中小企業では採用業務を専任の担当者が担うことが少なく、他の業務と兼任しているケースが一般的です。

採用担当者が少ないと、業務負担が増え、一つひとつの採用業務に時間がかかります。

たとえば、総務や経理の担当者が採用業務を兼務している場合、日常の業務を優先せざるを得ず、採用活動のスピードが遅れてしまいます。

採用業務を効率化するためには、担当者の負担を軽減できる仕組みを整えることが重要です。

採用業務の優先順位が低い

企業の運営において、採用よりも目の前の業務や売上を優先せざるを得ないことが多くあります。

日々の業務に追われることで、採用が後回しになり、結果的に工数が増えてしまうのです。

営業活動や顧客対応が優先される環境では、採用活動に割く時間が十分に確保できず、求人掲載や応募者対応が遅れる場合があります。

採用業務を適切なタイミングで行うためには、採用計画の優先順位を見直す必要があるでしょう。

人手不足で業務が忙しい

慢性的な人手不足により、日常業務が圧迫され、採用業務に時間をかける余裕がない企業も少なくありません。

現場の業務を回すことが最優先となり、採用活動の時間を確保することが困難になるためです。

たとえば、社員が限られた人員で業務をこなしている場合、新たな人材を採用したくても、その準備や対応に時間を割けないことがあります。

このような状況では、採用活動を効率化しながら、現場の負担を軽減する仕組みを導入することが求められるでしょう。

採用プロセスが手作業

多くの中小企業では、採用業務が属人的に行われ、手作業での管理が一般的です。

データの一元管理ができていないため、情報の整理や対応に多くの時間がかかります。

具体的には、応募者の情報をExcelや紙の書類で管理していると、更新作業や選考状況の把握に手間がかかり、業務が非効率になります。

採用業務をスムーズに進めるためには、デジタルツールを活用して業務の自動化を進める必要があるでしょう。

採用予算が限られている

中小企業では採用にかけられる予算が限られており、十分なリソースを確保できないことあります。

コストの制約があるため、効率的な採用手法を導入することが難しいからです。

大手企業のように求人サイトやエージェントを活用したいものの、予算の関係で十分な施策を打てず、自社での対応に頼らざるを得ないケースがあります。

限られた予算内で最大限の成果を上げるためには、コストパフォーマンスの高い採用手法を取り入れることが大切です。

採用業務に手間がかかるワケ

採用活動は単に人材を募集するだけではなく、応募者の管理、面接調整、選考、連絡対応、手続きなど、さまざまな業務が発生します。

特に中小企業では、これらの業務を効率よく進める仕組みが整っていないことが多く、結果として手間がかかってしまいます。

なぜ採用業務が煩雑になりやすいのか、具体的な課題を見ていきましょう。

応募者の管理が大変

応募者の情報を適切に整理・管理することができず、混乱するケースがあります。

紙の書類やExcelでの管理では、データの更新や情報共有がスムーズに行えないためです。

たとえば、複数の応募者がいる場合、履歴書や面接記録を手作業で管理すると、どの応募者がどの段階にいるのか把握しづらくなります。

応募者の管理が大変になることで、採用現場は混乱しやすくなるでしょう。

面接調整に時間がかかる

候補者との面接日程の調整には、多くの手間がかかります。

応募者や面接官のスケジュールを確認しながら、双方の都合が合う日程を決める必要があるためです。

具体的には、メールや電話で何度もやり取りを重ねるうちに、日程がなかなか決まらず、採用のスピードが遅れることがあります。

面接調整に時間がかかることで、採用工数も増えてしまうでしょう。

選考基準の一致が難しい

採用に関わるメンバー間で、選考基準が統一されていないと、判断がバラつくことがあります。

評価の基準が明確でないと、候補者ごとに異なる判断が下され、一貫性のない選考になってしまうためです。

たとえば、ある面接官はコミュニケーション能力を重視し、別の面接官はスキルを最優先する場合、どの候補者を選ぶべきか議論が長引くことになります。

選考基準の一致が難しいことで、採用工数が増すでしょう。

候補者とのやりとりが多い

採用プロセスの中で、応募者とのメールや電話でのやり取りが頻繁に発生します。

連絡手段が統一されていないと、情報が分散し、対応漏れや二重対応が発生するためです。

たとえば、候補者がメールと電話の両方を使って連絡してくる場合、担当者によって情報共有がうまくいかず、返信の遅れや混乱が生じることがあります。

候補者とのやりとりが多いことで、情報共有の漏れが発生してしまうでしょう。

採用手続きが煩雑

内定後の契約書の作成や雇用手続きなど、多くの事務作業が発生します。

これらの手続きを手作業で行うと、時間がかかるだけでなく、ミスが発生する可能性も高まるためです。

具体的には、入社書類の準備や各種申請書の作成を手動で行っていると、不備が出たり、処理に時間がかかったりすることがあります。

採用手続きが煩雑になることで、採用活動にも悪影響を与えるでしょう。

採用工数を削減する5つの方法

採用活動を効率化するためには、無駄な業務を減らし、スムーズなプロセスを構築することが不可欠です。

特に中小企業では、限られた人員や予算の中で効果的な採用手法を導入する必要があります。

ここでは、採用工数を削減するための具体的な5つの方法について解説します。

採用管理システムの導入

採用管理システムを活用すると、採用業務の多くを自動化し、負担を大幅に軽減できます。

応募者情報の管理や面接調整、進捗管理を一元化できるため、業務の手間が大幅に削減されるためです。

たとえば、応募者の履歴書や面接の進捗状況をシステム上で管理することで、Excelや紙での煩雑な作業をなくし、スムーズな選考が可能になります。

採用業務の効率を向上させるためには、自社に合った採用管理システムを導入し、活用していくことが重要です。

採用プロセスの標準化

採用フローを統一することで、業務の属人化を防ぎ、効率的な選考が可能になります。

業務のやり方が人によって異なると、時間がかかるだけでなく、ミスや抜け漏れが発生しやすいためです。

具体的には、選考基準や面接フローをマニュアル化し、全員が同じ手順で採用業務を進めることで、スムーズな対応が可能になります。

採用業務の無駄をなくし、効率的に進めるためには、統一されたプロセスを確立することが重要になるでしょう。

応募者への迅速な対応

応募者への対応をスピーディーに行うことで、採用のスムーズな進行と歩留まりの改善が期待できます。

連絡の遅れは応募者の離脱につながるため、できるだけ早く返信することが求められるためです。

たとえば、応募受付の自動返信メールを設定したり、面接後のフィードバックを迅速に行ったりすることで、応募者の満足度を高め、採用プロセスの遅延を防ぐことができます。

円滑な採用活動を実現するためには、スピード感を持った対応を意識することが重要です。

採用チームの連携強化

社内の関係者が密に連携を取ることで、採用プロセスをスムーズに進めることができます。

情報共有が不十分だと、対応の遅れや認識のズレが発生し、結果として採用工数が増えてしまうためです。

たとえば、採用担当者と現場責任者が定期的にミーティングを行い、選考基準や進捗状況を共有することで、判断が迅速になり、採用のスピードが向上します。

採用業務の無駄を省き、効果的な採用を実現するためには、チーム内のコミュニケーションを強化することが大切です。

外部エージェントの活用

採用の一部を外部エージェントに委託することで、社内の負担を軽減し、採用効率を高めることができます。

専門のエージェントを活用することで、母集団形成やスクリーニングの手間を省くことができるためです。

たとえば、求人広告の作成や応募者の初期選考をエージェントに任せることで、社内の担当者は面接や意思決定などの重要な業務に集中できます。

採用コストとのバランスを考えながら、必要に応じて外部の力を活用することも有効な手段となるでしょう。

採用管理システムの活用法

採用管理システムを導入するだけではなく、効果的に活用することが重要です。

システムの機能を最大限に活かせば、採用業務の手間を大幅に削減し、よりスムーズな選考が可能になります。

ここでは、採用管理システムの具体的な活用方法について解説します。

応募者データの一元管理

応募者の情報をシステム上で一括管理することで、選考のスムーズな進行が可能になります。

Excelや紙の履歴書を使った管理では、情報が分散しやすく、確認や更新に手間がかかるためです。

たとえば、応募者の履歴書や職務経歴書、面接の評価を一つのシステム上で管理することで、どの候補者がどの段階にいるのか即座に把握できます。

採用の効率を高めるためには、応募者データを一元管理し、リアルタイムで情報を更新できる環境を整えることが重要です。

面接日程の調整

採用管理システムを活用することで、面接のスケジュール調整を効率化できます。

手作業での調整では、候補者や面接官とのやり取りが増え、時間がかかってしまうためです。

具体的には、システム上で面接可能な日時を登録し、候補者が都合の良い時間を選択できる機能を使えば、メールや電話での日程調整を減らせます。

スムーズな面接調整を実現するために、日程管理機能を活用することが効果的といえるでしょう。

候補者の選考と評価

採用管理システムを利用すれば、候補者の選考プロセスを統一し、公平な評価を行いやすくなります。

面接官ごとに評価基準が異なると、選考の一貫性が失われ、判断がブレてしまうためです。

たとえば、システム上で評価項目を統一し、面接官が同じ基準でスコアをつけることで、より客観的な選考が可能になります。

適切な人材を見極めるためには、評価基準を明確にし、システムを活用して選考の透明性を高めることが重要です。

コミュニケーションの一元化

採用管理システムを活用すれば、人事部門の情報共有がスムーズになり、連携ミスを防げます。

複数のツールを使ってやり取りすると、情報が分散し、対応漏れが発生しやすいためです。

たとえば、システム内でメッセージのやり取りやタスク管理を行うことで、担当者同士がリアルタイムで情報を共有し、スムーズな対応が可能になります。

採用業務の無駄をなくし、スピードを向上させるためには、コミュニケーションの一元化を進めることが重要になるでしょう。

レポート機能による分析

採用管理システムのレポート機能を活用すれば、採用の成果をデータに基づいて分析し、改善点を見つけやすくなります。

感覚的な判断だけでは、採用プロセスのどこに課題があるのか把握しづらいためです。

たとえば、応募数や面接通過率、内定承諾率などのデータを分析することで、採用のボトルネックを特定し、適切な改善策を講じることができます。

より効果的な採用活動を行うために、データを活用しながらプロセスを最適化していくことが重要です。

採用工数に関するよくある疑問

採用業務の効率化を進める際、多くの企業が抱える疑問があります。

工数削減の優先順位や、導入すべきツール、採用の質への影響など、具体的なポイントについて解説します。

Q. 採用工数削減はどの部分から改善する？

まずは、時間がかかりやすい業務から見直すことが重要です。

応募者対応や面接調整などの作業は手間がかかり、採用工数の大きな要因となるためです。

たとえば、応募者の情報管理をExcelから採用管理システムに移行するだけで、選考状況の把握や連絡業務が大幅に効率化されます。

無駄な作業を削減し、優先的に改善すべき業務を見極めることが、採用工数削減の第一歩となるでしょう。

Q. 採用管理システムの導入コストはどれくらい？

採用管理システムの導入費用は、サービスの種類や機能によって異なります。

無料で利用できるシステムもありますが、高度な機能を備えたものは月額数万円以上かかるためです。

たとえば、基本機能のみのクラウド型システムなら月額数千円程度ですが、AIを活用した選考支援機能があるものは、年間契約で数十万円かかることもあります。

自社の採用規模や予算に応じて、最適なシステムを選択することが大切です。

Q. 採用管理システム以外で使えるツールは？

採用工数削減には、採用管理システム以外にも便利なツールがあります。

採用プロセス全体を効率化するには、目的に応じたツールを組み合わせるのが有効なためです。

たとえば、面接の日程調整には「Googleカレンダー」や「TimeRex」、候補者とのやり取りには「Slack」や「Chatwork」などのビジネスチャットツールを活用できます。

適切なツールを活用することで、採用業務の負担を軽減し、スムーズな運用ができるでしょう。

Q. 採用工数を減らすと質に影響を与えない？

適切な方法で工数を削減すれば、採用の質を維持しながら効率化が可能です。

無計画に工数を減らすと、選考が不十分になり、ミスマッチのリスクが高まるためです。

たとえば、AIを活用した書類選考ツールを導入すれば、応募者のスクリーニングを効率化しつつ、適性の高い人材を見極められます。

採用の質を維持するためには、選考基準を明確にし、効率化と精度向上を両立させる工夫が必要です。

Q. 応募が少ない場合はどのように効率化を図る？

応募者が少ない場合は、採用活動の幅を広げながら効率化を進めることが重要です。

母集団が小さいと、採用にかかる手間が増え、工数削減が難しくなるためです。

たとえば、求人媒体を複数活用したり、SNSを使ったダイレクトリクルーティングを取り入れたりすることで、応募数を増やしつつ、工数削減を図ることができます。

応募者が少ない場合でも、採用チャネルを最適化しながら効率化を進めることが大切です。

REACH-PLUSで採用工数を大幅にカット

採用業務の効率化を進める上で、採用管理システムの導入は最も効果的な手段の一つです。

その中でも、当サイトで提供している「REACH-PLUS」は、採用工数を大幅にカットできる機能が備わっています。

従来の採用業務は、応募者の情報管理、面接調整、書類選考、候補者とのやり取りなど、多くの手作業が発生し、担当者の負担が大きいのが課題でした。

しかし、REACH-PLUSを活用すれば、これらのプロセスを一元管理し、半自動化することが可能になります。

たとえば、応募者情報をデータベース化することで、進捗管理が容易になり、面接の日程調整もシステム上で行えます。

また、評価や選考の記録をチームで共有しやすくなるため、意思決定のスピードも向上します。

こうしたREACH-PLUSの導入により、採用担当者の業務負担を軽減しつつ、迅速で質の高い採用活動を実現できるでしょう。

まとめ

採用工数の削減は、企業の生産性向上と質の高い採用の両立に不可欠です。

採用業務に時間をかけられない理由として、人手不足や予算の制約、手作業の多さが挙げられます。

さらに、応募者管理や面接調整、候補者とのやり取りなど、細かな業務が負担を増やしているのが現状です。

こうした課題を解決するには、採用管理システムの導入やプロセスの標準化、採用チームの連携強化など、効率的な手法を取り入れることが重要になります。

特に、採用管理システムを活用すれば、応募者データの一元管理や面接日程の調整がスムーズになり、業務の効率化が可能です。

採用工数を適切に削減することで、採用の質を維持しつつ、担当者の負担を軽減できます。

自社に合った最適な方法を選び、より効率的で成果の出る採用活動を実現しましょう。