初めてでもわかる！採用管理システムの基本と必要性
企業の採用活動に必要だと言われている「採用管理システム」。
言葉は聞いたことがあるけど、イマイチなにができるかわかりませんよね。
よく知らずに採用管理システムを導入して、「思っていたのと違う！」となるのも困ります。
できることなら失敗したくないし、上手く活用したいですよね。
実は、採用管理システムはただ採用を支援するだけではありません。
採用管理システムの使い方次第で、採用以外にも影響を与えるからです。
そこで今回は「採用管理システムの基礎知識」についてご紹介します。
「採用管理システムに興味があるけど、今さら人に聞けない」という方は、ぜひ参考にしてください。
採用管理システムとは
採用管理システムとは、企業が採用活動を効率的に行うためのシステムです。
「Applicant（応募者）Tracking（追跡） System（システム）」から、ATSと呼ぶ場合もあります。
採用管理システムを導入することで、応募者の情報や選考プロセスが一元化され、採用に関する負担を軽減することができます。
応募者一人ひとりの履歴書や職務経歴書をデジタル化しているため、選考に時間がかかりません。
採用活動における手間を軽減することで、企業はより優秀な人材を確保することができるでしょう。
採用管理システムの必要性
採用管理システムが必要な理由は、現代の採用活動が複雑化しているからです。
多様な採用方法があり、採用プロセスの迅速化が求められる中で、手作業による管理は限界を迎えています。
たとえば、従来のように紙で候補者を管理していると、混乱が生じやすくなります。
その場にいないと候補者の履歴を確認できないし、他の候補者と比較するのも大変です。
適切なタイミングで面接を設定し、担当者間で情報を共有するには、デジタル化が欠かせません。
限りある時間を有効活用するためにも、採用管理システムの導入は今後の採用活動において不可欠だと言えるでしょう。
採用管理システムの基本機能
採用管理システムには、採用活動を効率化するためのさざまな機能が実装されています。
ここではどの採用管理システムにも実装されている、基本機能についてご紹介します。
求人管理
求人管理とは、求人情報を登録して求職者を募集することができる機能です。
どんな人物を求めているのか？どんな仕事をして給料はいくらになるのか？などを公開し、人材を募集します。
採用プロセスで最初に行う作業であり、求人情報がなければ始まりません。
適切な求人管理を行うことで、作業効率は大幅に向上するため、核となる機能と言えるでしょう。
候補者管理
候補者管理とは、応募者一人ひとりの情報を保存し、応募内容を確認することができる機能です。
応募時に入力された名前や住所、連絡先や志望動機などをシステムで管理することで、社内の情報共有をスムーズに行うことができます。
たとえば、候補者の情報がまとまっていれば、特定の条件検索することもできるし、他の候補者と比較することも可能です。
適切に候補者をグルーピングしておけば、より良い人材を採用する手助けになるでしょう。
選考管理
選考管理とは、候補者の中から最も適した人材を選び出すための機能です。
履歴書や面接、適性検査などを通じて応募者を評価し、自社に合う人材を探します。
候補者との面接日程を調整したり、選考結果を記録することもできるため、誰が今どの状況なのかわかりやすいです。
選考管理機能があることで、スムーズに人材を雇用できるようになるでしょう。
採用ページ作成
採用ページとは、求職者が閲覧することができるインターネット上の求人広告になります。
魅力的な採用ページを作成することで、求職者の注目を浴び、応募促進に繋がります。
企業の特色を前面に出した採用ページを作成することで、企業の価値観をわかりやすく伝え、他社との差別化にもなります。
求職者に安心感を与えるだけでなく、企業のブランドイメージも向上するでしょう。
データ分析
採用管理システムには採用に関するさまざまなデータが集まるため、データ分析を行うことができます。
データ分析をすることで採用活動の効果を測ったり、傾向を把握するのに役立ちます。
どの求人が効果的であったか、または効果がなかったのか把握すれば、同じ失敗を繰り返しません。
データ分析を通じて改善点や課題を見つけることで、戦略的な採用活動が行えるようになるでしょう。
採用管理システムのメリット
採用管理システムは人材を効率的に管理する以外にも、さまざまなメリットがあります。
具体的に、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
採用プロセスの標準化
採用管理システムを導入すると、採用プロセスの標準化が可能になります。
なぜなら、システムが応募者情報の収集から選考、面接、評価までの流れを管理してくれるからです。
応募者の履歴書や評価シートが一括して管理されているので、担当者ごとの評価基準のばらつきを防ぐことができます。
採用の公平性が保たれることで、質の高い人材を採用することができるでしょう。
コミュニケーションの促進
採用管理システムを導入することで、採用担当者と応募者のコミュニケーションを促進することができます。
採用管理システムを通して面接日を設定したり、直接メッセージのやり取りをすることができるからです。
従来のようにメールでやりとりをしていると他の担当者は確認しづらいし、送った・送ってないのトラブルが発生するかもしれません。
しかし、採用管理システムだとシステム内で情報を管理するため、伝達ミスが減り、円滑なコミュニケーションが可能になるでしょう。
データ分析と活用
採用管理システムには、採用に関するさまざまなデータが蓄積されています。
これにより採用活動の効果を測定し、改善点を見つけることができます。
たとえば、特定の経路から応募が多いのであれば、次回はその経路を中心に求人することが可能です。
いくつも求人を出したり、人的リソースを割く必要はありません。
より効果的な採用戦略を立てることができれば、採用活動全体の質を高めることができるでしょう。
採用コスト削減
採用管理システムは、採用プロセスにかかるコストを大幅に削減することができます。
人事部門の作業負担が軽減され、広告費や人材紹介会社への支払いが減少するからです。
従来の方法だと求人広告を掲載したり、書類選考にかかる労力などが必要でした。
しかし、採用管理システムがあれば、システム上で手続きが行えるし、自動で情報を整理することができます。
採用に関わる時間と費用の両方を削減し、人的リソースを有効活用できるようになるでしょう。
コンプライアンスの遵守
採用管理システムは、法令や規制に対する企業の遵守を支援します。
採用プロセスにおける各種法規制や内部ポリシーに沿った手続きを、確実に行うことができるからです。
たとえば、採用に関する情報を一元管理することで、候補者の個人情報保護や採用プロセスの公平性を確保することができます。
誤って履歴書を紛失したり、不採用の人を採用することもありません。
コンプライアンスを遵守している企業だと思われることで、顧客からの信頼性は増し、ブランドイメージが向上するでしょう。
採用管理システムの選び方
採用管理システムを導入すれば採用活動をスムーズに行うことができますが、どんな採用管理システムでも良いわけではありません。
ひとくちに採用管理システムといっても、世の中にはさまざまな製品・サービスが存在するからです。
単に「知名度がある」「料金が安い」などで選んでしまうと、「思っていたのと違っていた」となる場合があります。
そこで、採用管理システムの選び方についてご紹介します。
自社の目的に合っている
採用管理システムを選ぶときは、自社の目的に合っているか判断してください。
目的に合わないシステムを導入すると、正しく活用することができないからです。
たとえば、求人登録や応募管理はできるのに、面接の設定やメッセージのやりとりができない製品があります。
採用担当者の手間を省きたくて採用管理システムを導入したのに、これでは手間が省かれません。
このような失敗を冒さないためにも、事前に目的を明確にしたうえで、どの製品を購入するか決めたほうが良いでしょう。
操作しやすい
採用管理システムは機能だけでなく、操作性も重要になります。
直感的でわかりやすいインターフェイスだと、必要な情報がすぐ見つかるからです。
検索機能が充実していたり、見やすいデザインだと学習コストもかかりません。
誰でも使いこなすことができるため、採用担当者の負担は軽減されるでしょう。
サポート体制が整っている
採用管理システムは長く使うものになるので、販売元のサポート体制も重要です。
サポート体制が整っていれば、困ったことがあっても助けになってくれるからです。
たとえば、導入時の初期設定をサポートしてくれたり、不具合があってもアップデートをしてくれるのであれば、トラブルが起きても困りません。
サポート体制が整っていることで、安心して利用し続けることができるでしょう。
料金は適切であるか
基本的に採用管理システムは有料になるため、コストパフォーマンスが良い製品を選ぶことが大切です。
予算に合った製品を選ぶことで、無理なく採用活動を行えるようになるからです。
初期費用が抑えられていたり、複数の料金プランがあることで、投資が負担になりません。
コストパフォーマンスに優れたシステムを選ぶことで、無駄な出費を抑えながらも効果的な採用活動ができるでしょう。
買い切りかサブスクか
採用管理システムの購入方法は、大きくわけて「買い切り」と「サブスク（サブスクリプション）」の2種類あります。
買い切りは、一度の支払いで永久に商品を所有することができます。
初期投資は必要になりますが、ランニングコストはかからないため、毎月の負担はありません。
一方、サブスクは毎月決まった金額を支払って、サービスを利用する仕組みです。
初期投資は少なくて済みますが、長く使えば使うほどランニングコストが負担になります。
採用活動は一度で終わることは少ないため、先のことまで考えたうえで決めた方が良いでしょう。
他システムと連携できるか
採用管理システムを選ぶ際は、他のシステムと連携できるかも判断してください。
現在ではさまざまな採用方法があり、複数の手段を使って行うことが一般的だからです。
他のシステムと連携できれば、採用に関する情報を集約できるし、これまでのデータが無駄になりません。
担当者同士のやりとりを円滑にするためにも、連携のしやすさで選んでもよいでしょう。
セキュリティ対策が万全
安全に採用活動を行うためには、セキュリティがしっかりしている採用管理システムを選ぶことが大切です。
セキュリティに不安があると個人情報が流出したり、トラブルになる可能性があります。
具体的には、データの暗号化やアクセス権限の管理、定期的なバックアップなどが重要になります。
セキュリティ対策が行われている製品を購入することで、リスク回避につながるでしょう。
REACH-PLUSは初心者に最適
最後に、当サイトで提供している採用管理システム「REACH-PLUS」をご紹介させていただきます。
REACH-PLUSは、ITに詳しくない方でも直感的に操作できる採用管理システム（ATS）で、100以上の採用支援機能を実装しています。
求人管理や候補者管理をはじめ、選考状況を社内で共有できる選考機能や、候補者に直接メッセージが送信できるメッセージ機能など、採用活動に役立つ機能が満載です。
主な機能は
・求人管理
・候補者管理
・選考管理
・面接設定
・メッセージ送信
・マイページ機能
・デザイン編集機能
・記事作成機能
・データ分析
・モバイル対応
となり、人材を管理するだけでなく、サイト運営にも役立つ機能が実装されているため、長く使用することができます。
管理画面の各コンテンツに沿ってデータを登録していけば良いため、採用ツールが不得意でも困りません。
「採用管理システムを導入したいけど、初心者だから不安……」という方は、ぜひデモサイトを操作してREACH-PLUSの便利さを体験してください。
まとめ
採用管理システムとは、採用プロセス全体を効率化するためのツールです。
現代の企業において、迅速かつ効果的な採用活動が求められる中、手作業による管理は限界を迎えています。
採用管理システムを導入することで、応募者情報の一元管理、面接スケジュールの自動調整、スムーズなコミュニケーションなどが可能になります。
人事担当者は戦略的な採用活動に集中できるし、応募が来ても負担にはなりません。
また、効率化による時間短縮やコスト削減、コミュニケーションの促進、コンプライアンスの遵守など、多くのメリットが得られます。
現代では多種多様な採用管理システムが存在しますが、システム選びの際は自社のニーズに合った製品を選ぶようにしてください。
機能や料金だけでなく、操作性や安全性も考慮することが大切です。
適切な採用管理システムを選ぶことができれば、採用活動を円滑に進めることができ、より良い人材を獲得する手助けになるでしょう。
