採用サイトのエントリーフォームとは？作り方と成功の秘訣を紹介
採用活動を行う際に、応募者のデータをどのように収集するか悩みますよね。
応募内容がバラバラで統一感がないと、選考が難しくなるという気持ち、よくわかります。
できることなら、記入漏れをなくし、正確な情報を集めたいですよね。
実は、エントリーフォームを導入することで、応募者の情報を効率的に集めることができます。
エントリーフォームがしっかり整備されれば、選考作業に手間取ることもありません。
そこで今回は「エントリーフォームの導入方法とポイント」をご紹介します。
最適なエントリーフォームを導入して、採用活動を効率的に進めましょう。
エントリーフォームとは
エントリーフォームとは、応募者がオンラインで必要な情報を入力し、企業に送信するための仕組みのことです。
エントリーフォームを利用することで、紙ベースの手続きを省き、応募者にとって効率的な応募プロセスを提供することができます。
また、企業側も応募情報を一元管理できるため、迅速かつ正確に採用活動を進められるというメリットがあります。
たとえば、エントリーフォームには、名前や連絡先、学歴などの基本情報の他に、自己PRや志望動機を入力する欄が設けられていることが一般的です。
応募者は自身のスキルや経験を具体的にアピールでき、企業側も候補者の適性を判断しやすくなります。
エントリーフォームを導入することで、採用活動がよりスムーズに進行し、応募者と企業双方にとって満足度の高いプロセスが実現します。
応募プロセスの改善を考えている方は、エントリーフォームの導入をぜひ検討してみてください。
エントリーフォームを用意するメリット
エントリーフォームは、現代の採用活動において非常に重要な役割を果たしています。
企業が効率的に応募者情報を収集し、管理できるだけでなく、応募者にとっても手軽でスムーズな応募体験を提供します。
ここからは、エントリーフォームを導入することによって得られる具体的なメリットについて詳しく解説します。
応募プロセスの簡素化
エントリーフォームは、応募者が必要な情報を簡単に入力できるため、応募プロセスを大幅に簡素化します。
紙の履歴書や郵送手続きを省略でき、応募者は短時間で応募を完了できます。
たとえば、名前や住所、自己PRなどの項目に従って入力するだけで、すべての情報が自動的に整理されます。
これにより、企業側もスムーズに応募情報を管理でき、迅速に採用活動を進められるでしょう。
応募者体験の向上
エントリーフォームは、応募者にとって使いやすく、ストレスの少ない応募方法を提供します。
オンライン上で簡単にアクセスできるため、場所や時間に縛られることなく応募が可能です。
スマートフォンやタブレットからでも簡単に情報を入力できるように設計されているフォームは、応募者の満足度を高めます。
応募者がより快適に応募できる環境を整えることで、優秀な人材を逃さずに確保できるでしょう。
応募データの一元管理
エントリーフォームを利用することで、応募者のデータを一元的に管理できます。
すべての応募情報がデジタル化され、社内で共有しやすくなるからです。
具体的には、応募者の連絡先や経歴、自己PRなどが自動的にデータベースに保存され、必要な情報を瞬時に検索できるようになります。
応募データを一元管理することで、無駄な手作業を省き、採用業務が円滑に進むでしょう。
ミスマッチの防止
エントリーフォームは、求める人物人材像に合った質問項目を設定できるため、応募者と企業とのミスマッチを防ぐことができます。
応募者が自分のスキルや経験を正確に伝えられるようになり、企業は適切な判断が可能になるからです。
たとえば、特定の資格や経験が必要な職種に対して、該当する質問項目を設けることで、条件に合った候補者のみが応募できます。
これにより、採用後の不一致を減らし、長期的な人材確保につながるでしょう。
コスト削減
エントリーフォームを導入することで、採用コストを削減できます。
紙の履歴書や郵送費用が不要になり、データ管理にかかる手間も省けるからです。
応募者情報が自動で整理・保存されるため、担当者が手動でデータ入力する必要がありません。
リソースを他の重要な業務に集中できるため、全体的なコスト効率が向上します。
そのため、コスト削減を目指す企業は、エントリーフォームの導入を検討してみてください。
エントリーフォームのトレンド
エントリーフォームも時代によって変わっていきます。
以前は用意された項目に対して一つずつ入力していましたが、最近のフォームは効率化を重視し、ユーザーの満足度を向上させています。
そこで、どのようなエントリーフォームが現在のトレンド（流行）なのかご紹介します。
シンプルで直感的なデザイン
エントリーフォームは、可能な限りシンプルで直感的なデザインが求められています。
情報の入力項目が多すぎると、応募者が途中で離脱するリスクが高まるからです。
たとえば、必要最低限の情報のみを入力させることで、ユーザーの負担を軽減できます。
見た目もスッキリとしたデザインにすることで、応募者が迷わず入力を完了できるでしょう。
段階的な情報収集
一度に全ての情報を求めるのではなく、選考が進むにつれて段階的に追加の情報を収集する手法が効果的です。
これにより、応募のハードルが低くなり、応募者が気軽にエントリーしやすくなります。
具体的には、最初に基本的な個人情報だけを求め、次のステップで職歴や志望動機を入力させる形式が有効です。
このような仕組みにすれば、応募者が途中で離脱する可能性を減らせるでしょう。
モバイルフレンドリー
多くの求職者がスマートフォンやタブレットを使用してエントリーするため、モバイルフレンドリーは必須です。
たとえ小さな画面でも、見やすく・操作しやすくなければいけません。
具体的には、タップしやすい大きさのボタンや、自動的に画面サイズに合わせて調整されるレイアウト（レスポンシブデザイン）を採用することが有効です。
モバイル対応が十分であれば、より多くの応募者を取り込むことができるでしょう。
リアルタイムフィードバック
入力内容に対してリアルタイムでフィードバックを行う機能は、応募者の満足度を向上させます。
入力ミスや不完全な項目に対して、即座に通知が表示されることで、修正がスムーズに行えるからです。
たとえば、郵便番号の入力時に、自動的に住所が補完される機能を実装することで、応募者の手間を大幅に軽減できます。
リアルタイムに変化する仕組みにすることで、エントリーフォームの利便性が向上するでしょう。
ソーシャルメディア連携
LinkedInやGoogleアカウントと連携し、応募者がワンクリックで必要情報を入力できる仕組みも好まれています。
フォーム入力の手間を省き、エントリーの完了率を高めることが可能になるからです。
たとえば、応募者がLinkedIn経由で職歴やスキル情報を自動入力できるようにすることで、応募手続きを大幅に簡略化できます。
また、日本のエントリーフォームで導入している会社は少ないため、実装すれば注目を浴びるでしょう。
エントリーフォームに必要な項目
エントリーフォームには、定番と言える形が存在します。
どのエントリーフォームにもあるような項目を用意することで、求職者が迷わず応募できるようになります。
ここからは、エントリーフォームに必要な項目についてご紹介します。
名前
応募者の氏名を入力する項目です。
企業が応募者を識別するための基本情報であり、連絡や面接の際に使用します。
姓・名と分かれているフォームが一般的ですが、近年は外国人向けに分けないケースも増えてきました。
匿名で応募することはないため、なくてはならない項目だと言えるでしょう。
連絡先
応募者と連絡を取るための情報を入力する項目です。
電話番号やメールアドレスが一般的で、面接の日程調整や採用結果の通知に使用されます。
応募者個人の連絡先の他に、緊急連絡先の情報を入力させるエントリーフォームもあります。
住所
応募者の居住地を示す項目です。
応募者の所在地確認をしたり、通勤にかかる時間を考慮するために役立ちます。
郵便番号を入力すると、自動的に住所が挿入されるフォームも多いです。
なお、紙の履歴書では緊急連絡先の住所も入力するのが一般的ですが、エントリーフォームだと入力箇所が多くなるため、省かれることが多いです。
学歴
応募者の学歴や学位、卒業年などを入力する項目です。
求める職種に対する応募者の適性や、専門知識を判断するための重要な情報になります。
「最終学歴」として、ひとつだけ入力させる形もあれば、これまでの学歴を複数入力させる場合もあります。
新卒採用のエントリーフォームだと、必ずと言っていいほど用意されている項目になるでしょう。
職歴
応募者の過去の職務経験を入力する項目です。
これまでに従事した業務内容や役職を確認することで、応募者のスキルや経験を評価できます。
学歴とは違い、複数の職歴を入力させる形が一般的になります。
こちらは中途採用のエントリーフォームで多く、応募者の経歴を確認するのに役立つでしょう。
資格・免許
応募者が保有する資格や免許を入力する項目です。
特定の職種に必要な資格を持っているかを確認する際に、重要になります。
テキストエリアで複数入力する形が一般的で、取得年や資格名を入力します。
専門職用のエントリーフォームで、用意されていることが多いでしょう。
志望動機
応募者がなぜ応募したのか、理由を入力する項目です。
志望動機を入力させることで、応募者の意欲や価値観が自社と合致しているかを判断します。
スマートフォン利用を想定して、文字数制限しているフォームが多いです。
エントリーフォームで必ず必要とは言えないまでも、あったほうが良いでしょう。
自己PR
応募者が自身の強みやスキル、経験をアピールする項目です。
応募者の個性や能力を理解し、採用の判断材料とするために使われます。
フォームの仕組みは志望動機とほぼ同じであり、項目名だけ変えているところがほとんどです。
志望動機と比べて、やや重要性は低いものの、応募者の意欲を判断するのに役立つでしょう。
エントリーフォームの任意項目
エントリーフォームは「こうするべき」という決まりがないため、各社によって入力項目が異なります。
ここからは、エントリーフォームでよく使用されている項目についてご紹介します。
※便宜上「任意項目」としていますが、フォームによって必須項目扱いされている場合があります。ご了承ください。
性別
応募者の性別を記入する項目です。
以前は必須項目になっていましたが、近年ではジェンダーを配慮して用意されない場合もあります。
性別を示す「男性」「女性」の他に、「無回答」の選択肢を用意している場合もあります。
生年月日
応募者の年齢を確認するための項目です。
企業は応募者の経験年数や年齢による役職適性を考慮する際に利用することがありますが、個人情報保護の観点から任意項目となることもあります。
生年月日を入力することで、システム側で自動的に年齢を計算するのが一般的であり、多くの採用管理システムでは、自動的に年齢も表示されます。
趣味・特技
応募者の趣味や特技を入力する項目です。
応募者の個性や人となりを知り、チームとの相性を判断する材料とされることがあります。
個性的な採用活動をしている企業で見かけることがあり、フォームのオリジナリティに貢献しています。
SNSアカウント
応募者のSNSアカウントを入力する項目です。
応募者のオンラインでの活動やコミュニケーションスキルを確認するために利用することがありますが、プライバシー保護のため任意での提供が求められます。
Z世代や若者向けのエントリーフォームで用意されていることがあります。
ファイル送信
応募者が履歴書やポートフォリオ、作品集などのファイルを送信するための項目です。
特にクリエイティブ職や専門的な職種で、応募者の実績を具体的に評価するために重要な項目となります。
通常の入力項目を減らして、ファイル送信を用意しているフォームも多いです。
ただし、ファイル送信はデータ流出の原因になりやすいため、セキュリティ対策をしっかりする必要があるでしょう。
エントリーフォームの導入方法
エントリーフォームを導入する際は、自社の求人に適したものを選ぶ必要があります。
フォームの設置方法や使用感、予算などを考慮しなければいけません。
ここからは、エントリーフォームを導入する際に考慮すべき具体的な方法を紹介し、それぞれの利点や注意点について解説します。
自社に最適な方法を見つけて、効率的な採用活動を進めてください。
フォーム作成サービスを利用する
フォーム作成サービスを利用すれば、簡単にエントリーフォームを導入できます。
専門的な知識がなくても、ドラッグ＆ドロップでフォームを作成することができるからです。
フォーム作成サービスなら、自社で開発する必要はないし、コストもかかりません。
即座にフォームを設置でき、データも自動で収集されます。
手軽にフォームを導入したい方は、フォーム作成サービスを利用すると良いでしょう。
Googleフォームを設置する
Googleフォームは、無料で使える簡単なフォーム作成ツールです。
Googleアカウントを持っていれば誰でも利用でき、簡単にフォームを作成して共有することが可能です。
たとえば、Googleフォームを使って応募フォームを作成し、そのURLをウェブサイトやSNSで共有するだけで、応募者からの情報を集められます。
手軽さを求めるなら、Googleフォームの利用を検討してください。
プラグインを利用する
会社サイトや採用サイトをWordPressで作っているのであれば、プラグインを利用するのが便利です。
WordPressなどのCMSを使用しているサイトでは、多彩なプラグインが利用できます。
たとえば、Contact FormやGravity Formsなどのプラグインをインストールすることで、フォームの作成・管理が容易になります。
プラグインを使うことで、手間をかけずにエントリーフォームを導入できるでしょう。
独自のエントリーフォームを作成する
オリジナリティのあるエントリーフォームが必要な場合、独自のフォームシステムを作成してください。
プログラミングスキルや外注コストは発生しますが、自社の採用目的に合ったフォームを用意することができます。
独自のエントリーフォームは求職者の目を引き、応募につながるかもしれません。
また、採用サイトとデザインを合わせることもできるため、企業ブランディングにも寄与するでしょう。
採用管理システムを導入する
より本格的に採用活動を行いたい場合、採用管理システム（ATS）の導入が効果的です。
ATSは、エントリーフォームの作成だけでなく、応募者データの一元管理や選考プロセスの自動化も可能です。
多くの採用管理システムには、高機能なエントリーフォームが実装されており、応募者が入力しやすい仕組みがあります。
採用全体をスムーズに進めるためには、ATSの導入を検討する価値があるでしょう。
エントリーフォームのポイント
エントリーフォームを効果的に導入するためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。
適切に設計されたフォームは、応募者にとって使いやすく、応募の促進につながるからです。
そこで、エントリーフォームを成功させるための具体的なポイントについて解説します。
入力項目の簡潔化
エントリーフォームでは、必要最低限の情報だけを求めるようにしてください。
項目が多すぎると、応募者が途中で離脱する可能性が高まるからです。
より多くの応募を集めるためには、入力項目を簡潔にし、応募者の負担を減らすことが大切になります。
たとえば、名前や連絡先、職歴など、採用判断に必須な情報に絞ることで、スムーズな応募プロセスを実現できます。
入力項目を簡潔にすることで、応募者の負担を減らし、より多くの応募を集めることができるでしょう。
各項目のわかりやすい説明
応募者が迷わず入力できるように、各項目にはわかりやすい説明を添えることが大切です。
どんな情報を求めているのかを明確に示すことで、入力ミスや情報の不足を防ぐことができます。
具体的には、「電話番号（ハイフンなし）」や「学歴（最終学歴のみ）」といった指示を追加することで、応募者が正確に情報を入力できるようになります。
また、説明文を工夫することで、入力ミスを減らし、採用プロセスを円滑に進めることができるでしょう。
モバイル対応
エントリーフォームは、スマートフォンやタブレットからも快適にアクセスできるよう、モバイル対応を考慮する必要があります。
なぜなら、多くの求職者はスマートフォンで採用活動をしており、利用者が多いからです。
そのため、画面サイズに合わせたレイアウトや、タッチ操作に適したデザインが求められます。
たとえば、入力ボックスやボタンを大きめに配置し、スクロールを最小限に抑えることで、応募者がどこからでも簡単に応募できるようになります。
モバイル対応を徹底することで、より多くの応募者にアプローチできるでしょう。
入力支援の導入
エントリーフォームに入力支援機能を取り入れることで、応募者の利便性が向上します。
自動補完やドロップダウンメニューなど、入力の手間を省く機能を設けると効果的です。
たとえば、住所入力の際に、郵便番号を入力するだけで自動的に住所が補完される機能を追加することで、応募者の負担を軽減できます。
入力支援を導入することで、ストレスなく応募が完了するでしょう。
個人情報の保護
エントリーフォームにおいて、応募者の個人情報を適切に保護することは非常に重要です。
SSL暗号化やプライバシーポリシーの明示など、セキュリティ対策を徹底する必要があります。
たとえば、応募者が安心して情報を入力できるよう、「個人情報の取扱について」という項目を用意し、チェックしなければ送信できないようにします。
これにより誤送信を防ぎ、応募者からの信頼を得ることができるでしょう。
ブランドに合ったデザイン
エントリーフォームのデザインは、企業のブランドイメージに合わせることが大切です。
色やフォント、レイアウトを統一し、企業の魅力を伝えるデザインを心がけてください。
具体体には、企業のコーポレートカラーを基調としたデザインや、ロゴを目立たせる配置など、ブランドらしさを感じさせる工夫を取り入れると良いです。
自社に合ったエントリーフォームにすることで、無料サービスを使用しても違和感がなくなるでしょう。
送信後の確認とフィードバック
応募者がエントリーフォームを送信した後、確認メッセージやフィードバックを表示することで、安心感を与えることができます。
送信完了の通知や、次のステップに関する情報を提供することが効果的です。
たとえば、「ご応募ありがとうございました。採用担当者からの連絡をお待ちください」といったメッセージを表示することで、応募者の不安を和らげることができます。
送信後のフォローを丁寧に行うことで、応募者との良好な関係を築けるでしょう。
魅力的なエントリーフォームの事例
エントリーフォームを作る際は、他社のフォームを参考にするようにしてください。
他社のフォームを参考にすることで、どのような項目が必要なのか、どんな見せ方をすれば応募を集められるのかがわかります。
ここからは、魅力的なエントリーフォームの事例についてご紹介します。
アラインテック
総合機械メーカー「アラインテック株式会社」のエントリーフォームは、新卒と中途でフォームの入力項目が変わります。
リアルタイムに項目が変動するため、ページをリロードする必要はありません。
画面を広く使っているため、入力に戸惑うこともないでしょう。
nittoh
光学関連機器の開発および製造を行う「株式会社nittoh」のエントリーフォームは、入力項目が少ないのにわかりやすいです。
履歴書、職務経歴書、証明写真のファイルも送信でき、応募者の情報を事前に知ることができます。
「個人情報の取り扱いについて」に、有料の認証サービスを使っているのもポイントが高いです。
セキュリティに配慮している企業だと感じられるため、安心してファイル送信できるでしょう。
ジャパネットグループ
テレビショッピングでおなじみの「株式会社ジャパネットホールディングス」のエントリーフォームは、トレンドを意識した作り方をしています。
履歴書や職務経歴書のファイル送信の他に、自己PR動画をアップロードできるのが新しいです。
また、WEB選考日時の申込みもできるため、何度もやりとりする必要はありません。
とても応募者のことを考えた、時代に合ったエントリーフォームだと言えるでしょう。
小林製作所
製紙機械を開発している「株式会社小林製作所」のエントリーフォームは、住所の入力がユニークです。
現住所と帰省先を選べるようになっており、郵便番号から自動挿入されます。
帰省先まで選べるのは学生のライフスタイルに配慮している証拠であり、どこからでも応募できることをアピールしています。
項目数も少なく、シンプルでわかりやすいため、応募者に配慮したフォームだと言えるでしょう。
ユナイトアンドグロウ
コーポレートＩＴ部門の多様なニーズをサポートしている「ユナイトアンドグロウ」株式会社のエントリーフォームは、ステップ式です。
最初に希望を選択し、新卒採用・中途採用を選択するとフォームが表示されます。
「書類の提出」を後日にすると添付ファイルの必須が消えるのため、まだ準備できていない人にも配慮しています。
必要最小限のフォームを見せるようにしているため、応募者が戸惑うことなく操作できるでしょう。
REACH-PLUSのエントリーフォームは柔軟
当サイトで提供している採用管理システム「REACH-PLUS」で生成できるエントリーフォームは、柔軟な入力項目を実現することができます。
管理画面から応募フォームの形式を選択することで、採用サイトの目的に合ったフォームにすることができるからです。
たとえば、フォームの形式を「最小」にすると、名前や住所など、必須項目だけ表示されます。
学歴や職歴などは、後ほどマイページにて入力してもらうことで、応募者の負担を軽減できます。
また、どこからの応募か経路を確認することもできるため、データ分析にも便利です。
柔軟なエントリーフォームをお求めの方は、ぜひREACH-PLUSの導入をご検討ください。
エントリーフォームのまとめ
採用サイトで応募者の情報を集めるには、エントリーフォームが必要です。
エントリーフォームを用意することで、応募プロセスが簡素化し、応募者体験は向上され、応募データの一元管理が実現します。
これにより、ミスマッチの防止になり、コスト削減へとつながるでしょう。
また、シンプルで直感的なデザインのフォームがトレンドであり、入力がしやすく、モバイルフレンドリーなフォームが好まれます。
そのため、エントリーフォームを作るときは、入力項目を簡潔貸し、各項目名をわかりやすく説明するようにしてください。
入力支援の導入や、個人情報の保護にも考慮することで、応募者に安心感を与えることができます。
エントリーフォームの良し悪しが、採用活動の成否につながると言っても過言ではありません。
ぜひ、採用サイトに合ったエントリーフォームを導入して、優秀な人材を獲得してください。
