採用人数より多く取るのはあり？メリットと多く取る際の注意点

求人を出して応募がたくさん来ると、採用予定人数より多く取るか迷いますよね。

内定辞退が相次いだら人手が足りなくなってしまうし、採用コストが増えるのも不安という気持ち、よくわかります。

できることなら、優秀な人材を確保しつつ、無駄なく採用活動を進めたいですよね。

実は、採用戦略を工夫することで、適切な人数を確保しながらリスクを抑えることができます。

採用計画が柔軟になれば、人材不足に悩まされることはありません。

そこで今回は、「採用予定人数より多く取るメリットとリスク、適切な対策」についてご紹介します。

計画的に採用活動を行うことで、良い人材を獲得することが出来るでしょう。

採用予定人数より多く取る理由

企業の採用活動では、必ずしも最初に決めた採用予定人数にこだわる必要はありません。

むしろ、状況に応じて多めに採用することで、将来的なリスクを回避し、組織の成長を促進できる場合があります。

特に、中小企業では柔軟な採用戦略が競争力を高める鍵となるでしょう。

内定辞退に備えるため

採用活動では、内定を出しても候補者が辞退する可能性があります。

内定辞退はさまざまな理由で発生するため、あらかじめ予定より多くの人材を採用することで、欠員を防ぐことができるのです。

たとえば、複数の内定者が他社のオファーを受け入れた場合でも、採用予定数を確保しやすくなります。

内定辞退のリスクを考慮し、一定の余裕をもった採用計画を立てるとよいでしょう。

将来の欠員に備えておく

企業では、社員の退職や異動により欠員が発生することがあります。

新たな人材をすぐに確保するのが難しいため、多めに採用しておくことが有効な対策となるのです。

具体的には、繁忙期を迎える前に人員を増やしておくことで、急な退職があっても業務に支障をきたしにくくなるでしょう。

採用時点で将来の欠員リスクを想定し、適切な人員計画を立てておくことが重要です。

予定より良い人材がいた

選考を進める中で、当初の想定以上に優秀な人材に出会うことがあります。

優秀な候補者を逃さないために、予定人数を超えて採用してもおかしくないです。

たとえば、即戦力となるスキルを持つ人材が複数見つかった場合、その機会を活かして採用枠を増やすのも選択肢の一つになります。

企業の成長を加速させるために、柔軟な採用方針を持つことが求められるでしょう。

会社の方針が変更になった

採用活動中に、経営戦略や事業方針が変更される場合があります。

新規事業の立ち上げや組織の拡大が決まると、当初の採用計画を見直す必要が生じるためです。

たとえば、急成長する業界で事業を拡大する場合、予定より多くの人材を確保しておくことで、迅速に対応できます。

採用計画は固定的なものではなく、状況に応じて柔軟に調整することが重要です。

採用活動を停止するから

企業によっては、一時的に採用活動を停止するケースもあります。

将来的な採用機会が限られる場合、あらかじめ多めに人材を確保しておくことで、継続的な業務運営が可能になるのです。

具体的には、採用コストや工数を削減するために、一定期間まとめて採用を行う企業もあります。

長期的な視点で採用戦略を考え、適切なタイミングで人材を確保することが大切です。

採用予定人数より多く取るリスク

採用予定人数を超えて人材を確保することにはメリットがある一方で、慎重に検討すべきリスクも存在します。

特に、中小企業では人材の過不足が経営に与える影響が大きいため、計画的な採用が求められるのです。

ここでは、採用人数を増やすことで発生しやすい課題について解説します。

採用コストが増える

採用人数を増やすと、それに伴いコストも上昇します。

採用活動には、求人広告費や選考にかかる人件費などのコストが発生するためです。

たとえば、想定以上に多くの応募者を選考する場合、その分だけ面接や試験にかかる費用が増えます。

予算内で効率的な採用を進めるために、コスト管理を徹底することが重要です。

人員管理が複雑になる

従業員が増えると、管理業務の負担が大きくなります。

人事評価や労務管理の対象者が増えることで、組織運営の難易度が高まるためです。

たとえば、シフト調整や業務の割り振りを適切に行わないと、業務負荷が偏る可能性があります。

適切な管理体制を整え、組織全体の効率を維持することが求められるでしょう。

組織の調和に影響がでる

新たに採用した人材が増えることで、職場の人間関係に変化が生じる可能性があります。

短期間で多くの人が加わると、既存社員との関係構築が難しくなるためです。

具体的には、新入社員の意見が既存の文化と合わない場合、社内のコミュニケーションに摩擦が生じるかもしれません。

円滑な組織運営のために、職場の調和を意識した採用と受け入れ準備を行いましょう。

教育や育成が難しくなる

新入社員が増えると、一人ひとりに適切な教育の機会を提供することが難しくなります。

教育コストや指導者の負担が増えるため、十分な研修が行えなくなる可能性があるからです。

たとえば、OJTを中心とした研修を実施している企業では、教育担当者の負担が大きくなり、育成が行き届かなくなります。

効率的な教育体制を整え、長期的な成長を見据えた育成計画を策定することが重要です。

定着しない可能性がある

採用人数を増やしても、全員が長期的に定着するとは限りません。

職場環境や業務内容が適していないと、早期離職につながるリスクがあるためです。

たとえば、業務量が急激に増加した場合、新入社員が負担を感じて退職を選ぶ可能性があります。

人材の定着率を高めるために、働きやすい環境づくりとフォロー体制の強化が求められるでしょう。

中小企業に適した採用人数超過戦略

中小企業が採用予定人数より多く採用する際は、計画的な戦略が不可欠です。

限られたリソースの中で、効果的に人材を確保し、定着につなげる方法を考える必要があります。

ここでは、中小企業が活用できる具体的な採用戦略を紹介します。

採用ターゲットを広げる

より多くの応募者を集めるためには、採用対象を拡大することが重要です。

特定の条件にこだわりすぎると、優秀な人材を見逃してしまう可能性があるためです。

たとえば、未経験者や異業種出身者にも門戸を広げることで、採用候補者の幅を広げられます。

柔軟な採用基準を設定し、多様な人材の確保を目指しましょう。

柔軟な採用プランを設定

採用計画に柔軟性を持たせることで、採用人数の調整がしやすくなります。

固定された採用枠にとらわれず、状況に応じて採用を増減できる体制が望ましいです。

具体的には、短期契約や業務委託などの選択肢を用意することで、負担を抑えながら採用を進めることができます。

事業の状況に応じて、柔軟な雇用形態を活用することが重要です。

自社の採用サイトを作る

採用コストを抑えつつ、継続的に人材を確保するためには、自社の採用サイトが有効です。

求人媒体に依存せず、自社の魅力を自由にアピールできるため、応募者の増加につながります。

たとえば、社員インタビューや職場環境を紹介するコンテンツを掲載することで、求職者の関心を引きやすくなります。

自社サイトを活用し、採用ブランディングを強化することが大切です。

人材紹介サービスの活用

採用の成功率を高めるために、人材紹介サービスを活用するのも有効な手段です。

求めるスキルや経験を持つ人材を紹介してもらうことで、採用活動の効率を向上させることができるためです。

具体的には、業界に特化した人材紹介会社を利用することで、自社に適した人材とマッチングしやすくなります。

採用の手間を軽減しながら、確実に人材を確保するために、外部サービスを上手に活用しましょう。

トライアル期間を設ける

採用後のミスマッチを防ぐために、試用期間やインターンシップを活用するのも有効です。

実際に働いてもらうことで、企業と求職者の双方が適性を判断できるためです。

たとえば、一定期間アルバイトとして勤務してもらい、適性を確認した後に正社員登用を行う方法もあります。

採用後のミスマッチを防ぎ、定着率を向上させるために、トライアル期間を設けることを検討してください。

採用予定人数より多く取る際の注意点

採用予定人数を超えて人材を確保する場合、計画的な対応が求められます。

事前にリスクを把握し、適切な準備を行うことで、無理なく採用を成功させることが可能です。

ここでは、採用人数を増やす際に意識すべきポイントを紹介します。

予算を確保する

採用人数を増やす前に、必要な予算を確保することが重要です。

人件費や教育コストが増加するため、事前に資金計画を立てておく必要があります。

たとえば、給与や福利厚生の見直しを行い、長期的に負担を抑えられる仕組みを検討するとよいでしょう。

採用後の負担を軽減するために、財務状況を確認しながら計画的に採用を進めてください。

採用目的を明確にする

採用人数を増やす際は、なぜ必要なのかを明確にすることが重要です。

目的が不明確なまま採用を進めると、組織に不要な負担がかかる可能性があります。

たとえば、業務拡大のために人材を確保するのか、離職リスクを考慮して多めに採用するのかを明確にしておくと、適切な判断ができます。

採用の目的を明確にし、計画的に人員を確保してください。

業務の負担を考慮する

採用人数を増やすと、業務の調整が必要になります。

新しい人材を受け入れることで、既存社員の負担が増加する可能性があるためです。

たとえば、新人への指導に時間を取られることで、現場の生産性が一時的に低下するかもしれません。

スムーズな業務運営のために、役割分担やサポート体制を整えておきましょう。

育成体制を整える

採用した人材が即戦力となるよう、教育体制を充実させることが不可欠です。

育成が不十分だと、採用した人材が十分に力を発揮できない可能性があるためです。

具体的には、OJTや研修制度を強化し、入社後のフォローを手厚くすることで、早期戦力化を促進できます。

長期的な成長を見据えた育成計画を整備し、採用後の定着率を高めてください。

コミュニケーションを強化する

新しい人材が組織に馴染めるよう、積極的にコミュニケーションを図ることが大切です。

職場の人間関係が希薄だと、定着率が下がる可能性があるためです。

たとえば、定期的な面談やチームミーティングを実施し、悩みや不安を解消できる環境を整えます。

円滑な職場環境を築くために、日頃から密なコミュニケーションを心がけましょう。

採用予定人数より多く取る際の疑問

採用活動を行う際、「採用予定人数より多く採用しても問題ないのか？」という疑問を持つ担当者は少なくありません。

法的な観点や実務上のリスクを考慮しながら、よくある疑問について解説します。

Q.採用予定人数より多く取るのは違法？

採用予定人数より多く採用すること自体は違法ではありません。

企業の裁量で採用人数を決定できるため、特に法律上の制限はないためです。

たとえば、当初の採用計画では3人の予定だったが、優秀な人材が多かったため5人採用したというケースも珍しくないでしょう。

ただし、予算や労務管理のバランスを考慮し、無理のない範囲で採用を進めてください。

Q.採用予定人数より少なく取るのは駄目？

採用予定人数より少なく採用することも可能です。

あくまで「予定人数」であり、必ずしも計画通りに採用する義務はないためです。

たとえば、適任者が見つからなかった場合や、採用コストの見直しが必要になった場合、予定より少ない人数の採用で調整することもあります。

無理に予定人数を満たそうとせず、企業の状況に合わせて柔軟に対応してください。

Q.求人数より多く採用するとトラブルになる？

場合によってはトラブルにつながる可能性があります。

求職者に対して「○名採用予定」と明記していた場合、採用基準の公平性が問われるためです。

例として、「2名募集」としていたのに、実際には5名採用した場合、不採用者から「不公平な選考だったのでは？」とクレームが入るかもしれません。

トラブルを防ぐために、求人情報には柔軟性を持たせた表現を用いることをおすすめします。

Q.採用予定人数が1人なのに2人採用するのはあり？

状況によっては問題ありませんが、慎重な判断が求められます。

採用枠を超えて採用する場合、社内の承認や予算の見直しが必要になるためです。

仮に、「1人の予定だったが、非常に優秀な2人がいたため、両方採用することにした」といったケースもあり得ます。

予算や業務体制を十分に考慮し、長期的な視点で判断してください。

Q.限られた予算で採用人数超過を実現する方法は？

コストを抑えながら採用人数を増やす方法はいくつかあります。

無駄な採用コストを削減し、効率的に人材を確保する工夫が必要です。

たとえば、自社の採用サイトを活用して求人広告費を削減したり、インターンシップを通じて将来の人材を確保する手法が考えられるでしょう。

限られた予算の中でも、採用戦略を工夫しながら必要な人材を確保してください。

採用管理システムなら採用人数を調整しやすい

採用予定人数を超えて人材を確保する場合、計画的な調整が求められます。

手作業による管理では、応募者の選考状況や内定辞退のリスクを正確に把握するのが難しくなるからです。

その結果、必要以上に多く採用してしまったり、逆に優秀な人材を逃してしまったりすることもあるでしょう。

しかし、採用管理システムを導入すれば、応募者のデータを一元管理し、採用プロセス全体を可視化できるため、適切なタイミングで採用人数を調整しやすくなります。

また、選考の進捗管理や過去の採用データの分析ができるため、「内定辞退の発生率」や「どの時期に辞退が多いのか」といった情報をもとに、適切な採用計画を立てることも可能です。

さらに、面接官の評価や候補者のスコアをシステム上で管理できるため、採用基準を統一しやすく、効率的な選考が実現できます。

採用管理システムを活用し、無駄のない採用計画を進めることで、企業の成長に必要な人材を確保しやすくなるでしょう。

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まとめ

採用予定人数より多く取ることは、内定辞退や将来の欠員に備えるための有効な手段です。

予定より優秀な人材が見つかった場合や、会社の方針変更による採用計画の見直しにも柔軟に対応できます。

しかし、採用コストの増加や人員管理の複雑化、組織の調和への影響といったリスクも考慮する必要があります。

そのため、中小企業では、採用ターゲットを広げたり、柔軟な採用プランを設定したりすることで、戦略的に採用人数を調整することが重要です。

また、予算確保や育成体制の整備を行い、長期的な視点で採用を進めることが求められます。

採用予定人数より多く取ることは、リスクを適切に管理すれば、企業の成長につながる有効な手段です。

自社に合った採用戦略を構築し、優秀な人材を確保できる環境を整えていきましょう。