エクセルで採用管理をするのは危険？メリット・デメリットを紹介

採用活動を効率化したい場合、エクセル（Excel）で管理することを考える方も多いのではないでしょうか。

採用管理システム（ATS）は便利ですが、ある程度の費用が発生します。

しかし、エクセルだと多くのPCに導入されているため、コストをかけずに利用できます。

できることなら、コストを抑えつつ採用活動を効率化したいですよね。

実際のところ、採用活動の初期段階では、エクセルで管理するのも一つの手です。

エクセルは学習コストが低く、最低限のデータ共有も可能になります。

そこで今回は「採用管理をエクセルで行うメリット・デメリット」をご紹介します。

エクセルを活用して、採用に関する情報を効率的にまとめてみましょう。

エクセルで採用管理する企業は多い

エクセルで採用管理を行う企業は、中小企業を中心に今なお多く存在しています。

エクセルは多くの企業で導入されているため、追加コストが不要であり、従業員の多くが操作に慣れているからです。

また、小規模な採用活動であれば、エクセルで十分対応できると考える企業が多いのも事実です。

特に製造業や小売業など、IT系以外の業種でエクセルを使用する企業は多くなります。

年間の採用人数が少ない企業や、採用プロセスが比較的シンプルな企業では、エクセル管理が一般的となっているからです。

応募者の基本情報、面接スケジュール、評価結果などを一つのファイルで管理し、使い回しているケースも珍しくありません。

エクセルによる採用管理はシンプルであるため、依然として広く行われています。

とはいえ、採用市場の競争激化や採用プロセスの複雑化に伴い、専門システムへの移行を検討する企業も増えつつあります。

企業の規模、業種、そして変化する採用ニーズに応じて、採用管理ツールの選択も視野に入れなければいけないでしょう。

エクセルで採用管理するメリット

エクセルを使用した採用管理には、多くの企業にとって便利で魅力的です。

特に中小企業や予算の限られた組織にとって、効果的な選択肢となる可能性があります。

まずは、エクセルで採用管理するとどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

低コスト

エクセルを使用した採用管理は、コストを抑えられるのが大きな利点になります。

多くの企業でライセンスを所有しているため、新たな投資が不要だからです。

PCにインストールされていれば別途購入する必要はないし、ランニングコストも発生しません。

限られた予算で効果的な採用活動が行えるため、資金に制約のある中小企業にとって魅力的な選択肢となるでしょう。

操作が簡単

エクセルは多くの人にとって馴染み深いツールであり、採用管理も容易になります。

基本的な操作方法を知っていれば、特別な研修なしですぐに使い始められるのが強みです。

たとえば、応募者のリストを作成し、選考状況に応じて色分けすることで、一目で進捗状況を把握できます。

各セルにデータを入力するだけなので、パソコンが苦手な人でも問題ありません。

日常的に使用しているツールを採用管理に転用できることで、学習コストがかからないでしょう。

柔軟性が高い

エクセルは柔軟性が高く、企業独自の採用プロセスや評価基準に合わせて、自由にカスタマイズできるのが特徴です。

必要に応じて列や行を追加したり、新しいシートを作成したりと、臨機応変に対応できます。

たとえば、新しい項目が必要になれば列を追加するだけでよく、設定変更に時間がかかりません。

採用ニーズに応じて柔軟に調整できることで、最適な採用管理が可能になるでしょう。

ファイル共有しやすい

エクセルファイルは共有しやすく、チーム全体で情報をやりとりしやすいです。

なぜなら、ファイルを複製して相手に送るだけで使用することができるからです。

たとえば、応募電話を受けた人物が応募情報を入力し、面接した人が評価を入力するといった協業が行えます。

素早くファイル共有することで、採用プロセス全体の透明性が高まり、意思決定のスピードアップに繋がるでしょう。

オフラインで作業できる

エクセルはオフライン環境でも使用できるため、インターネットに接続していなくても作業を進められます。

外出先や通信環境が不安定な場所でもファイルさえあれば作業できるため、隙間時間に作業できるのがメリットです。

移動中の電車の中でもファイルを閲覧できるし、エクセルがインストールされていれば、スマートフォンでもタブレットでも問題ありません。

場所や時間を選ばず柔軟に作業できることで、生産性が向上するでしょう。

エクセルで採用管理するデメリット

エクセルは多くの企業で採用管理に利用されていますが、その一方でいくつかの重要な課題も抱えています。

低コストで使いやすいツールである反面、採用プロセスが複雑化・高度化する現代のビジネス環境では、限界が見えているからです。

そこで、エクセルで採用管理すると、どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。

ミスが発生しやすい

エクセルでの採用管理は、人為的ミスが起こりやすい傾向があります。

手動でのデータ入力になると、タイプミスや入力漏れが発生しやすくなるからです。

たとえば、応募者の連絡先を誤って入力し、重要な連絡が届かないといったトラブルが起こる可能性があります。

このようなミスが起きると候補者との信頼関係にヒビが入り、会社の評判を落とすかもしれません。

採用活動の質と効率が低下し、優秀な人材を逃す可能性が高まってしまうでしょう。

共同作業が難しい

エクセスはファイル共有しやすいものの、共同作業が難しいです。

複数の担当者が同時に作業する場合、データの整合性を保つのに手間がかかります。

たとえば、ある面接官が評価を入力している間に、別の担当者が候補者情報を更新すると、情報の不一致が生じる可能性があります。

その都度情報が書き換わってしまうと、採用管理として使い物になりません。

安全に作業するためには順番に作業することになり、待ち時間が発生してしまうでしょう。

データ分析しづらい

エクセルでのデータ分析には限界があります。

大量のデータを扱う場合、処理速度が遅くなったり、高度な統計解析が困難になったりします。

詳細データ分析には高度な知識が必要になりますが、専門的なスキルを持つ人物がいないとデータの価値を最大限に発揮できません。

結局、簡単な表を見るぐらいしか使い道がなくなり、十分な効果測定が行えなくなるでしょう。

候補者とやりとりできない

エクセルは基本的にデータ管理ツールであり、候補者とのコミュニケーション機能を備えていません。

候補者への連絡は電話やメールが中心になり、情報の一元管理が難しくなります。

たとえば、面接の日程調整や合否連絡を行う際、個別に対応する必要があります。

メールならいつ連絡が来るかわからないし、ネットワーク障害で届かないかもしれません。

候補者とのやりとりに時間がかかると、選考が雑になってしまうおそれがあるでしょう。

ファイルが肥大化する

同じエクセルファイルで採用管理していると、ファイルサイスが肥大化します。

大量のデータが蓄積されると、ファイルの開閉や操作に時間がかかるようになり、作業効率が著しく低下するからです。

特に、候補者の履歴データをエクセルで管理していると大変です。

自己PRや志望動機などの文章は長くなりやすいため、数百MBに膨れ上がる可能性もあります。

巨大なファイルはクラッシュやデータ損失のリスクも高まるため、ファイル管理に頭を悩ませるでしょう。

個人情報保護が不十分

エクセルファイルでの個人情報管理には、セキュリティ面で大きな課題があります。

パスワード保護機能はあるものの、専用のシステムと比べて脆弱だからです。

誤ってファイルを社外に送信してしまったり、USBメモリーの紛失によりデータが外部に流出する可能性もゼロではありません。

個人情報保護が不十分だと、法令違反や信用失墜につながる恐れがあります。

結果として、企業の評判やブランドイメージに深刻なダメージを与え、売上にも影響するでしょう。

カスタマイズの限界

エクセルは柔軟性が高いツールですが、高度な採用管理機能の実装には限界があります。

エクセルのカスタマイズには専門的な知識が必要になり、高度な機能を実装するには多大な時間と労力がかかるからです。

たとえば、採用管理システムなら応募データから自動的にグラフを生成してくれますが、エクセルだとマクロを組んで集計しなければいけません。

ソフトウェアのバージョンによっても操作方法は異なるため、学習コストが発生するでしょう。

エクセルで採用の歩留まりを改善する

採用における歩留まりとは、応募者数に対する各選考ステップを通過した人数の割合を指します。

たとえば、10人の応募があった場合、書類選考を通過したのが5人であれば、書類選考の歩留まり率は50%となります。

採用の歩留まりは高いほど選考がスムーズに進んでいることを表し、低いと選考が上手くいってないことを表しています。

そこで、エクセルを活用して採用の歩留まりを改善する方法をご紹介します。

採用プロセスの可視化

エクセルのフローチャート機能を活用することで、採用プロセスの各ステップを詳細に可視化できます。

採用プロセスを可視化することで、採用担当者が全体像を把握しやすくなり、課題の特定と改善施策の立案が容易になるからです。

たとえば、面接官の評価や履歴書の審査といった各ステップをエクセルで管理することで、どの段階で多くの候補者が脱落しているかが明確になります。

採用プロセスの可視化は、採用の歩留まりを改善するための第一歩となるでしょう。

応募者の体系的な管理

エクセルを使って応募者の情報を一元管理することで、候補者の状況を一目で把握できるようになります。

応募者情報を体系的に管理することで、合格者と不合格者の特徴を分析し、選考プロセスの改善につながるからです。

エクセル上で応募者の経験、スキル、学歴などの属性を記録していれば、優良な候補者の特徴を把握しやすくなります。

応募者情報の一元管理は、優秀な人材を確実に採用するための重要なステップだと言えるでしょう。

選考基準の可視化

エクセルを使って選考基準を明確に定義し、採点基準を標準化することで、公平な選考が行えるようになります。

選考基準の可視化と標準化により、採用担当者間での評価の偏りを防げるからです。

例として、エクセル上で応募者の「専門知識」「コミュニケーション力」「対人スキル」といった観点ごとの採点基準を定義すれば、より公平な選考が実現できます。

選考基準の可視化と標準化は採用プロセスの透明性を高め、歩留まり改善に大きく貢献するでしょう。

選考結果の分析

エクセルを活用して、採用・不採用の属性を分析することで、優良な候補者の特徴を把握できます。

選考結果の分析によって、優秀な人材の特徴を明確にでき、今後の採用活動に活かせるからです。

具体的には、エクセル上で採用者と不採用者の学歴、経験年数、スキルなどを比較分析することで、優良な候補者の特徴をつかむことができます。

選考結果の詳細な分析は、採用の歩留まりを高めるための重要な取り組みだと言えるでしょう。

不採用者への対応

エクセルを使って、不採用者への迅速かつ丁寧なフィードバックを管理することで、応募者の満足度向上やブランド力の強化につながります。

不採用者への適切な対応は、企業の信頼性と魅力を高める上で重要になるからです。

たとえば、エクセル上で不採用者へのフィードバック内容や送付日を管理すれば、漏れなく連絡できるようになります。

不採用者への丁寧な対応は、採用活動の改善と企業イメージの向上につながるでしょう。

エクセルで採用管理を行う際のFAQ

エクセルで採用管理を行うと、さまざまな疑問や悩みが生じます。

そこで、応募者一覧表の作成から、データ管理、個人情報保護まで、よくある質問と具体的な回答をまとめました。

これからエクセルで採用管理を始める方はもちろん、既に運用中で効率化を目指したい方も、ぜひ参考にしてください。

Q.応募者の一覧表はどんな項目が必要？

応募者一覧表には、効率的な採用活動のために必要な情報を網羅することが大切です。

具体的には、「氏名」「連絡先」「応募職種」「応募日」「選考ステータス」「選考結果」などの項目が一般的です。

これらの項目を設定することで、応募者の状況をひと目で把握し、選考漏れや連絡ミスを防ぐことができます。

さらに、企業独自の選考基準や必要なスキル・経験などに合わせて項目を追加しても良いでしょう。

Q.応募多数で煩雑になったエクセル管理はどうする？

応募者多数の場合、エクセル管理は煩雑になりがちです。

効率的に管理するためには、「ステータスごとのシート分け」「関数やフィルター機能の活用」「データ入力ルールの一元化」などを取り入れてください。

たとえば、選考段階ごとにシートを分けて管理することで、応募者の状況を把握しやすくなります。

また、フィルター機能を使えば、特定の条件で絞り込み検索も簡単に行えます。

これらの工夫によって、時間と労力を削減し、スムーズな採用活動を実現できるでしょう。

Q.シート間のデータ連携がうまくいかない時は？

エクセルのシート間でデータ連携を行う場合、「VLOOKUP関数」や「INDEX関数」「MATCH関数」などを用いるのが一般的ですが、設定ミスなどでうまくいかない場合があります。

よくあるミスとしては、参照範囲の指定ミスや、関数の引数の入力ミスなどが挙げられます。

具体的には、VLOOKUP関数で参照範囲を絶対参照にし忘れると、シートを移動した際にエラーが発生してしまうことがあります。

関数の使い方をよく確認し、正しく設定できているか、今一度見直してみましょう。

Q.エクセルファイルが重いときの分割方法は？

エクセルファイルが重くなる原因の一つに、ファイルサイズが大きくなりすぎている可能性が考えられます。

対処法としては、「シートごとにファイルを分割する」「画像データの圧縮」「不要なデータの削除」などが有効です。

シートごとにファイルを分割することで、各ファイルのサイズを小さく抑え、動作を軽くすることができます。

これらの方法を試してもファイルが重い場合は、PCのスペック不足も考えられるため、PCの買い替えも検討しましょう。

Q.複数人でエクセル共有・権限設定はどうする？

複数人でエクセルファイルを共有する場合、「OneDrive」や「Google スプレッドシート」などのクラウドサービスを利用するのがオススメです。

これらのサービスでは、ファイルの共有だけでなく、編集権限の設定も細かく行えます。

たとえば、「閲覧のみ可能」「編集可能」「コメントのみ可能」など、ユーザーごとに権限を設定することができます。

適切な権限設定を行うことで、セキュリティを維持しながらスムーズな共同作業を実現できるでしょう。

Q.エクセルデータの上書きを防ぐには？

誤ってデータを上書きしてしまうことを防ぐには、「ファイルのバックアップ」「変更履歴の保存」「編集制限の活用」などの対策が有効です。

こまめなバックアップはデータ保護の基本ですが、エクセルには自動バックアップ機能や変更履歴の保存機能も備わっています。

さらに、特定のセル範囲を保護して編集を制限することも可能です。

これらの機能を活用することで、データの消失や上書きのリスクを最小限に抑えられます。

Q.エクセル採用管理で個人情報は大丈夫？

エクセルで採用管理を行う場合、個人情報の保護には十分注意が必要です。

具体的には、「パスワード設定によるアクセス制限」「ファイルの暗号化」「PCのセキュリティ対策」などを徹底する必要があります。

エクセルファイルにパスワードを設定することで、許可したユーザー以外はファイルを開くことができないようにできます。

また、個人情報を含むファイルは、定期的にバックアップを取り、安全な場所に保管するようにしましょう。

エクセルで採用管理を行う方法

企業の規模や採用プロセスによって異なりますが、基本的なエクセルで採用管理を行う方法をご紹介します。

まず、採用管理用のエクセルファイルを作成します。

このファイルには複数のシートを設け、それぞれ「応募者一覧」「面接スケジュール」「評価」などの役割を持たせます。

「応募者一覧」シートには、氏名、連絡先、学歴、職歴などの基本情報を入力するための列を設けます。

また、選考ステータスを管理する列も作成し、「書類選考中」「一次面接済み」などの状況を記録します。

「面接スケジュール」シートでは、日付、時間、面接官、会議室などの情報を管理します。カレンダー形式にすると視覚的に把握しやすくなります。

「評価シート」には、面接官が各候補者を評価するための基準や点数欄を設けます。

これらのデータを基に、「VLOOKUP」関数などを使用して、応募者リストに評価結果を自動反映させることも可能です。

さらに、ピボットテーブルを活用して、応募者の統計や選考進捗状況を簡単に集計できるようにしておくと便利です。

セキュリティ面ではファイルにパスワードを設定し、共有範囲を限定するなどの対策をしなければいけません。

これらの基本的な構成を元に、自社の採用フローに合わせてカスタマイズしていくことで、エクセルを使った採用管理ができるようになるでしょう。

採用管理テンプレートをダウンロード

それでは実際に、どのようなファイルになるのか見ていきましょう。

見本として、エクセルで採用管理ができるテンプレートを作成しました。

以下のボタンをクリックして、エクセルファイルをダウンロードしてください。

採用管理テンプレートをダウンロード

ファイルを開くと、以下2つのシートがあります。

◯応募者一覧

応募者の氏名や連絡先など、応募された情報をまとめるシートになります。

住所や学歴などが必要な際は、列を追加してください。

◯面接スケジュール

面接の予定をまとめるシートになります。

「応募ID」は、応募管理の「ID」とリンクしているため、応募管理のIDを入力すると自動的に応募者名が挿入されます。

このテンプレートを基本として、あなたの会社に合うように改変すれば、エクセルで採用管理のやり方が掴めてくるでしょう。

エクセルから採用管理システムに移行する方法

今はエクセルで採用管理ができても、会社が成長するにつれて採用管理システムが必要になる場合があります。

エクセルから採用管理システムへの移行は、企業の採用プロセスを効率化し、高度化するための重要なステップです。

採用管理システムに移行することで、データの一元管理、セキュリティの向上、分析機能の強化が実現できます。

今後、エクセルの管理に不安を抱えるのであれば、思い切って移行した方が良いでしょう。

具体的な移行手順としては、まず現行のデータ構造を精査し、新システムの要件を明確にします。

この際、自社の採用フローを見直し、必要な機能をリストアップすることが重要です。

次に、移行先の採用管理システムに合わせてCSVファイルを作成し、新システムにインポートします。

すべての情報を移行しようとするのではなく、採用管理システムの仕様に合わせて取捨選択するのがコツです。

個人情報保護を優先し、古いデータは削除して、新しいデータのみ移行しても構いません。

移行作業と並行して、新システムの使用方法について社内研修を実施し、スムーズな運用開始を目指してください。

段階的に移行することで、ツール変更によるリスクを最小限に抑えられるでしょう。

採用管理システム「REACH-PLUS」

まとめ

まだまだエクセルを使用して採用管理を行っている企業は多いです。

エクセルなら低コストで採用管理を行うことができ、操作も簡単で柔軟性が高いため、特別なスキルがなくても導入しやすくなります。

一方で、手動でのデータ入力が中心になるため、ミスが発生しやすく、共同作業が難しいです。

候補者と直接やり取りできないし、カスタマイズの限界もあります。

個人情報保護が不十分でもあるため、ずっとエクセルのままで良いわけではありません。

より良い人材を獲得するためにも、将来的には採用管理システムに移行した方が良いでしょう。